La OPS en Ecuador inició una estrategia para la optimización de la gestión de eventos y pagos mediante soluciones tecnológicas.
La Organización Panamericana de la Salud (OPS) en Ecuador ha implementado herramientas digitales para mejorar la eficiencia en la gestión de eventos y procesos administrativos. Esta modernización, alineada con la política OPS Verde y la iniciativa OPS Adelante 2.0, busca optimizar el control de pagos, reducir el uso de papel y agilizar la recopilación de datos en reuniones técnicas estratégicas.
En noviembre de 2024, OPS Ecuador inició la digitalización de los registros de asistencia a eventos y la gestión de viáticos, reemplazando los listados en papel con formularios electrónicos. Para ello, adoptó Microsoft Forms, una herramienta que permite a los asistentes registrar su información a través de códigos QR o enlaces en dispositivos móviles, eliminando la necesidad de formatos físicos.
Entre noviembre y diciembre de 2024, se realizaron pruebas piloto en eventos con más de 430 participantes, obteniendo resultados positivos:
- Eliminación casi total del uso de papel
- Reducción de errores por registros ilegibles o pérdidas de documentos
- Disminución de aglomeraciones en las mesas de registro
- Optimización del procesamiento de datos y tiempos de respuesta en pagos
La digitalización permitió que la información se exporte automáticamente a hojas de cálculo de Excel, reduciendo en un 80% el tiempo de revisión de registros en comparación con el método manual. Como resultado, la verificación y reporte de pagos se realizan con mayor rapidez, evitando tareas duplicadas y mejorando la comunicación con proveedores.
Además, el acceso a material de eventos mediante códigos QR ha promovido una gestión más sostenible, reduciendo el consumo de papel y facilitando la disponibilidad de documentos clave en formato digital.
La OPS Ecuador espera que esta iniciativa pueda servir como modelo para otras oficinas en la región y está disponible para brindar apoyo en la implementación de estas innovaciones. El uso de esta clase de herramientas digitales no solo optimiza la gestión administrativa, sino que también contribuye a la sostenibilidad y modernización de los procesos organizativos dentro de la OPS.
